Lediga jobb som Sekreterare i Hallstahammar

Med Bergslagens skogar i norr, Mälaren i söder och med ett rikt kulturarv som omfattar både en lång industrihistoria, ett kungligt slott och unik kulturmiljö kring Strömsholms kanal är Hallstahammars kommun en plats som lockar både besökare och nya invånare. Vi är en växande kommun med 16 600 invånare i en dynamisk region med närhet till såväl natur som storstad. Vi har ett företagsklimat som är bland det bästa i länet och vi levererar en välfärd med hög kvalitet.

Vår vision är att vara en kommun där allt är enkelt och nära, där nytänkande och kreativitet är självklart. Givetvis visar vi ansvar och engagemang för att kunna skapa ett bättre samhälle och miljö för kommande generationer. Kort sagt så ska du hitta det goda livet i storstadens närhet i Hallstahammars kommun oavsett om du bor här, driver företag, arbetar i kommunen eller bara är här på tillfälligt besök.

Kommunstyrelseförvaltningens uppdrag är att stödja kommunstyrelsen i arbetet att utveckla Hallstahammar och att leda och samordna kommunens angelägenheter. Förvaltningen har tydligt ansvar att med helhetssyn arbeta med de långsiktiga och strategiska framtidsfrågorna. I ansvarsområdet ingår även att ge förvaltningar och förtroendevalda stöd och underlag för beslut.
På kommunstyrelseförvaltningen finns cirka 65 medarbetare. Kommunstyrelseförvaltningen är indelad i verksamhetsområdena:
• Ekonomi- och finans
• HR
• Samhällsbyggnad och näringsliv
• Utveckling och administration
Verksamhetsområde utveckling och administration innehåller enheterna strategisk utveckling och planering, nämndkansli samt kundcenter och kommunikation.

Kommunstyrelseförvaltningen söker nu en nämndsekreterare till det kommungemensamma nämndkansliet. Nämndkansliet är en liten enhet som befinner sig i navet av kommunens organisation. Här sköts registrering, nämndadministration och arkivärenden av en grupp på sex medarbetare. Arbetet är varierande och du kommer att ha möjlighet att utveckla processer och involveras i flera av kommunens förvaltningar.
Vi står just nu i en spännande utvecklingsfas när det gäller ärendehanteringsprocessen och dess digitalisering.


ARBETSUPPGIFTER
I uppdraget ingår sekreterarskap i någon eller några av de olika nämnderna och utskotten, tillsammans med förvaltning och politik är nämndsekreteraren central i ärendeberedningen. I rollen ingår att hålla samman nämndens ärenden genom registrering och arkivering, skicka kallelser och skriva protokoll. I arbetsgruppen ingår även kommunens registratorer som man stöttar vid behov.




KVALIFIKATIONER
Du har erfarenhet av nämndsekreterarskap eller en högskoleutbildning inom relevant område såsom tex. Offentlig förvaltning, juridik, statsvetenskap eller annan utbildning och/eller erfarenhet som vi som arbetsgivare bedömer relevant. Vi ser gärna att du har erfarenhet av arbete inom nämndkansli samt med ärendeberedningsprocessen och kunskap om de lagar som är relevanta för området.
Som person är du självständig, flexibel och strukturerad. Du behöver kunna förhålla dig till såväl långa som korta tidsramar. Nämndarbetet kräver ett gott samarbete, därför behöver du ha lätt för att knyta nya kontakter och sätta dig in i nya ärenden. Du är trygg i dig själv, har ett förtroendeingivande sätt och bidrar till utveckling inom nämndkansliet och i kommunen som helhet. För tjänsten behöver du ha en god förmåga att formulera dig väl både i tal och skrift i det svenska språket. Du behöver ha en god datavana och lätt för att sätta dig in i nya system samt ha goda kunskaper i Office-paketet. Tidigare erfarenhet av det digitala ärendehanteringssystem Evolution är meriterande.

Du står bakom vår vision och våra värderingar. Du har ett gott värdskap och ett gott samarbete med andra. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.


ÖVRIGT
Hallstahammars kommun ingår i finskt förvaltningsområde och vi ser gärna sökanden med kunskaper i finska i tal och skrift.

Alla erbjudanden om rekryterings- och annonseringshjälp undanbedes vänligen men bestämt. Visa mindre

Arbetsbeskrivning
Är du intresserad av kommunal verksamhet och vill verka i hjärtat av kommunen? Vill du dessutom få möjligheten att vara en del av en spännande utvecklingsresa i ditt arbete nära förvaltningen? Då är du varmt välkommen att skicka in din intresseanmälan för tjänsten som nämndsekreterare/registrator hos Hallstahammars kommun. 


Du välkomnas till Kommunstyrelseförvaltningen som har ett tydligt ansvar att med helhetssyn arbeta med de långsiktiga och strategiska framtidsfrågorna. Mer specifikt kommer du tillhöra kommungemensamma nämndkansliet. Nämndkansliet består av kommunsekreterare/kanslichef, nämndsekreterare och registratorer, en grupp om sex personer som ser fram emot att välkomna dig. I sin helhet består Kommunstyrelseförvaltningen av cirka 65 medarbetare som ryms inom enheterna Ekonomi och finans, HR, Samhällsbyggnad och näringsliv, samt Utveckling och administration dit nämndkansliet tillhör. 


Du kommer att ha en delad roll med ansvar både som nämndsekreterare och registrator. Utifrån ditt uppdrag som nämndsekreterare ansvara du för att förbereda och genomföra nämndens sammanträden och fungerar stöd mot handläggare och chefer. Som registrator har du en viktig roll i kommunens centrala administration och dokumenthantering. Tillsammans med övriga registratorer inom enheten hanterar och registrerar du handlingar i ärendehanteringssystemet och arbetar löpande med nämndernas officiella e-post, inkommande handlingar, utlämnande av handlingar och arkivering. Utifrån ditt samlade ansvar har du en viktig roll i samverkan med såväl kommunens förtroendevalda politiker och förvaltningarnas handläggare och chefer. 


Hos nämndkansliet välkomnas du till ett team med en gemensam riktning, där både samarbete och självständighet är centralt. Här finns ett brinnande intresse för kommunens uppdrag, som vi hoppas att du delar. För att trivas i rollen behöver du ha ett strukturerat arbetssätt och förmåga att prioritera om utifrån verksamhetens behov. Du är administrativt lagd och en trygg skribent. Utifrån att du arbetar mot ett brett kontaktnät inom organisationen är din förmåga att skapa förtroende och goda relationer av yttersta vikt. 


I denna rekrytering läggs stor vikt vid personlig lämplighet. För oss är det viktigt att all kompetens på arbetsmarknaden tillvaratas. Vi välkomnar alla sökande och eftersträvar mångfald. 


Säkerhetsprövning förekommer i slutet av rekryteringsprocessen. 

Ansvarsområden
Ansvara för att förbereda och genomföra nämndens sammanträden bl.a. genom att upprätta dagordning, protokoll, expediering av beslut och övriga för ett sammanträde förekommande uppgifter
Fungera stöd mot handläggare och chefer kopplat till ärendeberedningsprocessen
Ansvara för kommunens centrala administration och dokumenthantering inklusive hantering och registrering av handlingar från kommunens samtliga sju nämnder och kommunstyrelsen
Sköta löpande arbete med nämndernas officiella e-post, inkommande handlingar, utlämnande av handlingar och arkivering genom kommunens ärendehanteringssystem 
Hantering av inkommande frågor från allmänheten 
Hantera arkivfrågor och medverka i utveckling av ärendeprocessen 


Kvalifikationer
Högskole- eller universitetsexamen inom offentlig förvaltning, som statsvetare eller annan som arbetsgivaren bedömer som likvärdig
God kännedom om kommunens uppdrag
Goda kunskaper inom Officepaketet
Mycket goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift
Svenskt medborgarskap

Meriterande:
Erfarenhet som nämndsekreterare eller registrator inom kommunal förvaltning
Erfarenhet av offentlig sektor och/eller politiskt styrd organisation


Om företaget
Med Bergslagens skogar i norr, Mälaren i söder och med ett rikt kulturarv som omfattar både en lång industrihistoria, ett kungligt slott och unik kulturmiljö kring Strömsholms kanal är Hallstahammars kommun en plats som lockar både besökare och nya invånare. Vi är en växande kommun med 16 600 invånare i en dynamisk region med närhet till såväl natur som storstad. Vi har ett företagsklimat som är bland det bästa i länet och vi levererar en välfärd med hög kvalitet.
 
Vår vision är att vara en kommun där allt är enkelt och nära, där nytänkande och kreativitet är självklart. Givetvis visar vi ansvar och engagemang för att kunna skapa ett bättre samhälle och miljö för kommande generationer. Kort sagt ska du hitta det goda livet i storstadens närhet i Hallstahammars kommun oavsett om du bor här, driver företag, arbetar i kommunen eller bara är här på tillfälligt besök. Visa mindre